Entschuldigung für die Verzögerung: E-Mail-Etikette-Tipps für eine überfällige Antwort

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Jeder, der tief in E-Mail-Schulden steckt, weiß, wie stressig es sein kann, jemandem (oder vielen Menschen) eine Antwort zu schulden. Sie wissen auch, wie schwer es ist, sich der Musik zu stellen, die Verspätung zu besitzen und auf "Senden" zu klicken.

Lohnt es sich, die Verspätung anzuerkennen und sich dafür zu entschuldigen oder cool zu spielen und sich so zu verhalten, als wäre nichts falsch? Lohnt es sich nach einer gewissen Zeit überhaupt noch zu antworten? Bevor Sie welche festlegen E-Mail-Etikette Fauxpas, lesen Sie die wichtigsten Tipps und Tricks für eine verspätete Beantwortung einer E-Mail direkt von zwei Etikette-Experten (plus ein paar Beispielantworten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern).

1. Erkennen Sie, ob Sie tatsächlich zu spät antworten.

"Entscheide, ob du wirklich spät dran bist oder dich schuldig fühlst", sagt Diane Gottsman, eine nationale Etikette-Expertin, die Autorin von Moderne Etikette für ein besseres Leben ($9; amazon.com) und Gründer der Protocol School of Texas. "Sie haben ein 24-Stunden-Fenster oder einen Werktag, um auf eine Nicht-Notfall-E-Mail zu antworten."

2. Zum größten Teil lohnt es sich, sich zu entschuldigen.

Es kommt vor, dass jeder Fristen versäumt oder vergisst, zurückzuschreiben - es tut nie weh, dies zu bestätigen, bevor er weitermacht. "Wenn dies passiert, ist eine Entschuldigung erforderlich", sagt Jodi R. R. Smith, Präsidentin von Mannersmith etiquette consulting und Autorin von Das Etikette-Buch: Ein vollständiger Leitfaden für moderne Manieren ($10; amazon.com). "Entschuldigen Sie sich und bringen Sie das Gespräch voran."

3. Halte es kurz und auf den Punkt.

„Das Ziel einer E-Mail ist es, schnell, informativ und präzise zu sein. Auf diese Weise sollten Sie mit dem Versehen umgehen, nicht sofort zu reagieren (absichtlich oder nicht) “, sagt Gottsman. Keine Notwendigkeit, poetisch zu werden, TMI zu teilen oder sich Ausreden auszudenken.

"Erklärungen stören oft nur", sagt Smith. "Keine Notwendigkeit, große Geschichten zu erschaffen, und sicherlich keine Notwendigkeit für die hässliche Wahrheit."

Wenn Sie ihm eine kleine Persönlichkeit verleihen wollen, sagt Gottsman, dass Sie sich für etwas Einfaches entscheiden sollen: "Es tut mir leid, dass ich nicht früher auf Sie zurückkomme. Ich habe Ihre Anfrage recherchiert und versehentlich übersehen, dass ich sofort reagiert habe. “Und belassen Sie es dabei.

4. Wähle deine Worte mit Bedacht aus.

Wenn Sie der anderen Person nahe stehen, ist natürlich ein lockerer und gesprächiger Ton angebracht. Gottsman antwortet wie folgt: "Oh Gott, es tut mir so leid, dass ich so lange gebraucht habe, bis ich wieder bei Ihnen bin. Bitte vergib mir! "Ist ideal für jemanden, dem du nahe stehst, aber vielleicht nicht für einen professionellen E-Mail-Austausch mit deinem Chef. Viele Manager sind verärgert, wenn ein Bericht zu spät mit einem Slang wie „Mein Schlechtes“ antwortet. Er wirkt leichtfertig oder unaufrichtig. Es ist besser, sich an einen Fachmann zu halten, der sich bewährt hat, wie "Entschuldigung für die Verspätung, ich werde mich sofort darum kümmern und besser vorankommen."

5. Entschließen Sie sich, besser zu sein.

Es macht keinen Spaß, eine E-Mail mit einer Frist in Ihrem Posteingang zu haben - und es ist auch für die andere Person unpraktisch. "Machen Sie es sich in Zukunft zum Ziel, wichtige E-Mails zu kennzeichnen, damit sie nicht übersehen werden", sagt Gottsman. "Das Zögern mit einer verspäteten Reaktion macht die Situation nur noch unangenehmer."

Einige Beispiele für E-Mails mit verspäteten Antworten

Wenn Sie einen wichtigen Arbeitstermin verpasst haben, sagt Smith, dass er Ihnen gehört, und bedankt sich für die Geduld:

"Bitte entschuldigen Sie die Verzögerung. Wir schließen das Projekt jetzt ab und werden Ihnen morgen alle angeforderten Informationen von COB zur Verfügung stellen. Vielen Dank für die zusätzliche Zeit, da wir alle Ihre Fragen vollständig beantworten konnten und uns darauf freuen, nächste Woche mit Ihnen beim Treffen zu sprechen. “

Wenn Ihnen jemand eine freundliche Nachricht ohne Frist geschickt hat, dies jedoch eine höfliche Antwort impliziert, schlägt Gottsman vor:

„Vielen Dank für Ihre freundliche E-Mail bezüglich meiner letzten Beförderung. Ich bin in den letzten Tagen umgezogen und die Zeit ist mir davongekommen. Ich freue mich darauf, Sie beim Mixer der nächsten Woche zu treffen. "

Wenn du total hat eine Antwortfrist verpasstSmith sagt: "Machen Sie Ihre Mea Culpa kurz und süß und konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Ereignis."

"Es tut mir so leid, dass ich Ihr RSVP-Datum verpasst habe. Natürlich werden wir bei Ihrem besonderen Event dabei sein. Ich habe bereits mein Kleid an und mein Mann plant, seine Tanzschuhe zu tragen. “

Wenn Sie schlechte Nachrichten von einem Freund oder Verwandten erhalten haben und nicht mehr antworten können, geht Smith wie folgt vor:

„Ihre E-Mail war eine völlige Überraschung und ich wollte warten, bis ich einen ruhigen Moment hatte, um wirklich zu antworten. Dies muss eine sehr schwierige Zeit sein… “

Das einzige Mal, dass es in Ordnung ist, nicht zu antworten

"Wenn die E-Mail etwas ist, an dem Sie kein Interesse haben (denken Sie an Massenwerbung), oder von jemandem, den Sie lieber blockieren möchten, klicken Sie auf" Löschen "und überlegen Sie nicht zweimal", sagt Gottsman.

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