11 Geheimnisse für schlechte Nachrichten bei der Arbeit

Geben Sie schnell, aber nicht sofort Feedback.
Warten Sie nicht auf eine jährliche Überprüfung, um Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Machen Sie schnell auf Probleme aufmerksam, damit die Details in Ihren Köpfen frisch sind. Ein Tag nach einem Vorfall ist der Sweet Spot; etwas Zeit zu haben, unterdrückt zu heiße Emotionen und lässt Sie sich auf Ihre Worte vorbereiten und nachdenklicher sein. "Im Moment werden beide Parteien eine stärkere und weniger hilfreiche Reaktion haben", sagt Jennifer Porter, geschäftsführende Gesellschafterin der Boda Group, eine Firma für Führungs- und Teamentwicklung. Jährliche oder vierteljährliche Überprüfungen sollten Ziele abdecken und sich auf zukunftsgerichtete Rückmeldungen konzentrieren - zum Beispiel, was jemand tun muss, um mehr zu tun, oder weniger, um ihre Karriere voranzutreiben („Wenn Sie sich mit Datenanalyse besser auskennen, sehe ich, dass Sie zum nächsten springen Niveau").

Erinnere dich an deine Absicht.
Überlegen Sie sich zunächst, warum Sie Feedback teilen möchten. "Sie tun dies, weil Sie der Person zum Erfolg verhelfen möchten", sagt Porter. Zu der Zeit mag es sich weniger wohlwollend anfühlen - Sie denken vielleicht, Sie müssen nur schlechte Angewohnheiten zügeln oder schlampige Arbeit reparieren -, aber jede Art von Feedback hilft Ihrem Team zu lernen und zu wachsen. Sie wollen auch ihr Vertrauen verdienen. "Wenn Sie das Feedback nicht abgeben, wird und wird möglicherweise jemand anders nicht so gute Arbeit leisten wie Sie", sagt Freyan Billimoria, Director of People Operations bei Skillshare, eine Online-Lerngemeinschaft. Drücken Sie während des Gesprächs Ihre Absicht aus. Sagen Sie: "Ich sage es Ihnen, weil Sie mir wichtig sind und ich möchte, dass Sie so effektiv wie möglich sind."

Denken Sie an den Inhalt, nicht an die Lieferung.
Viele Manager machen sich Sorgen darüber, wie sie den Schlag abfedern, anstatt was sie sagen werden, sagt Porter. "Das ist so, als würden Sie sich darauf vorbereiten, eine Rede zu halten und sich auf das konzentrieren, was Sie anziehen, anstatt auf den Inhalt Ihrer Präsentation", bemerkt sie. Fragen Sie sich: "Was ist meine Kernbotschaft? Was hoffe ich, nimmt diese Person aus dem Gespräch mit? Was möchte ich als Nächstes tun? "Schreiben Sie auf, was Sie sagen, und üben Sie unter der Dusche oder an einem vertrauenswürdigen Kollegen. Machen Sie sich mit dem Verhalten oder der Handlung vertraut, anstatt über Gefühle zu diskutieren, und geben Sie konkrete Beispiele wie "Mir ist aufgefallen, dass Sie die Leute in diesem Meeting sechs Mal unterbrochen haben." Mitarbeiter “).

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Beginnen Sie mit einer Frage.
Die Diskussion sollte ein Dialog sein, kein Monolog. Sagen Sie: "Ich würde gerne ein Gespräch mit Ihnen führen, um Feedback zu geben. Ist das in Ordnung? "Es liegt in der menschlichen Natur, ja zu sagen, aber wenn Sie um Erlaubnis bitten, können Sie die Beziehung stärken, sagt Porter. Eine andere Taktik: Lassen Sie die andere Person das Gespräch leiten. Sagen Sie: "Ich würde gerne mit Ihnen darüber sprechen x. Was denkst du ist gut gelaufen? Was glaubst du nicht? "Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Zeit, um zu antworten. "In vielen Fällen wissen sie bereits, wo sie zu kurz kommen", sagt Fran Hauser, Autor von Der Mythos des netten Mädchens ($16; amazon.com). "Wenn Sie das Gespräch als Kollaboration statt als Kritik einrahmen, ist der Ton unterstützender."

Verwenden Sie weniger Wörter.
Sei so genau wie möglich. Vage oder klischeehafte Ausdrücke ("Sie müssen an Ihrer Führungskraft arbeiten") oder gezuckertes Feedback sind für den Hörer verwirrend und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass er Ihren Standpunkt völlig verfehlt. "Wenn Sie 100 Wörter verwenden, um zu sagen, dass jemand eine Frist verpasst hat, sind Sie überfordert", sagt Porter. Und sobald Sie Füllwörter und Weichmacher hinzugefügt haben ("Ich weiß, dass Sie überarbeitet sind"), fühlt sich das Feedback persönlich an und Voreingenommenheit kann sich einschleichen, sagt Billimoria. Gehen Sie stattdessen auf den Punkt und erwähnen Sie, was Sie beobachtet haben. Sagen Sie: „Mir ist aufgefallen, dass wir die Frist für die letzten beiden Berichte verpasst haben. Was ist passiert?"

Verwässern Sie Ihre Nachricht nicht.
Die übliche Angewohnheit, negative Rückmeldungen zwischen zwei Lobpreisungen unterzubringen, mag instinktiv sein, ist aber einer der größten Fehler, die Manager machen, sagt Billimoria. Das Ausblenden von Feedback innerhalb von Einwegkomplimenten macht Ihre Worte überflüssig. „Die Leute sehen es kommen; Dann werden sie das Positive ablehnen, auf das Negative warten und dem, was Sie zu sagen haben, nicht vertrauen “, sagt Porter. Was Sie tun können, um freundlich, aber direkt zu sein: Drücken Sie das Feedback positiv aus, sagt Hauser. Sagen Sie: „Viel läuft gut, aber ich habe konstruktives Feedback zu einigen Dingen, die verbessert werden müssen.“ Oder „Ich habe einige Ratschläge, die Ihnen helfen könnten.“

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Geben Sie den Kontext an.
Warum kümmert es Sie, wenn jemand Arbeit zu spät liefert? Oder formatieren Sie Präsentationen nicht perfekt? Die Antworten mögen für Sie offensichtlich sein, aber ein Mitarbeiter muss das Warum hinter Ihrem Feedback verstehen. Versuchen Sie, bestimmte Notizen in das Gesamtbild einzufügen, z. B. "Wenn unsere Abteilung zu spät mit der Arbeit fertig ist, hat dies auch Auswirkungen auf andere Teams" oder "Wenn Ihre Finanzen in Mitleidenschaft gezogen werden" Wenn Sie falsch ausgerichtet aussehen, kann dies zu einem Mangel an Vertrauen in Ihre Zahlen führen. “Erläutern Sie, warum Ihr Feedback wichtig ist, sagt Hauser hören.

Sei einfühlsam.
Kritische Kommentare zu erhalten ist schwierig. "Es spielt keine Rolle, wie geschickt Sie bei der Abgabe von Feedback sind. Es sticht immer noch “, sagt Porter. Seien Sie nicht zu hart, hören Sie auf die Perspektive der anderen Person und bleiben Sie ruhig. Vermeiden Sie auch das Wort "Sie", wenn Sie können. „Durch subtile Wortwahl kann das Gespräch eher als Dialog als als Angriff empfunden werden“, sagt Hauser. Anstatt zum Beispiel zu sagen: "Ich denke, Sie hätten es anders machen können", sagen Sie: "Ich denke, Sie hätten es anders machen können."

Mach es von Angesicht zu Angesicht.
Harte Nachrichten per E-Mail oder Telefon zu übermitteln, ist verlockend, aber ein persönliches Treffen (über Skype oder FaceTime) ist effektiver, sagt Hauser. Es ermöglicht Ihnen, die nonverbalen Hinweise und die emotionale Absicht des anderen zu lesen. "Angesicht zu Angesicht zu sein ist der einzige Weg, um sicherzustellen, dass die andere Person Ihr Mitgefühl spüren kann", sagt Hauser. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter nicht sehen können, ist es auch schwieriger zu erkennen, ob er sich über das, was Sie sagen, aufregt oder sogar darauf achtet. „Setzen Sie sich gerade hin und halten Sie Augenkontakt, egal wie schwierig es auch sein mag“, sagt Hauser.

Haben Sie einen Folgeplan.
Beenden Sie das Gespräch mit einer Diskussion der nächsten Schritte. Fragen Sie, wie Sie hilfreich sein können, und entscheiden Sie gemeinsam, wann Sie erneut sprechen sollten (Tage, Wochen oder Monate später, je nach Thema). Checken Sie dann nach ein oder zwei Tagen ein, um zu sehen, wie sich die andere Person fühlt. Für den Feedback-Empfänger ist es eine Selbstverständlichkeit, sich ein wenig verletzt von dem Gespräch zu entfernen, auch wenn es produktiv war, sagt Porter. "Man muss den Leuten Zeit geben, sich zu verarbeiten", sagt Billimoria. "Der Schlüssel zu starken Beziehungen ist das Zurückschleifen." Wenn Sie dies tun, gewinnen Sie Vertrauen, wodurch das nächste Mal das Teilen von Feedback einfacher wird.

Denken Sie daran, auch reichlich zu loben.
Machen Sie die Abgabe von positiven Rückmeldungen zu einem Teil Ihrer Routine. Verwickeln Sie sie nicht nur in unangenehme Gespräche. Es geht nicht nur darum, Menschen zu beschwichtigen oder jedem eine Trophäe zu geben. positives Feedback ist ein Instrument zur beruflichen Weiterentwicklung. Zuallererst ist es konstruktiv - es ist nützlich, wenn die Leute wissen, was sie gut machen, damit sie es weiter machen können. Zweitens hilft es, eine Kultur zu schaffen, die offener und toleranter gegenüber Rückmeldungen ist, sagt Porter. Seien Sie auch hier konkret. Sagen Sie: „Ich mag die Art und Weise, wie Sie mit dieser Herausforderung umgegangen sind.“ Oder „Ich schätze es, dass Sie mit anderen Abteilungen gesprochen haben, um deren Unterstützung zu erhalten.“ Und sagen Sie es oft. „Für jede Kritik sollte man mindestens fünf Stück loben“, sagt Hauser. "Das bringt die Leute an einen Ort, an dem sie nach Feedback verlangen."