Effektiv delegieren

Festlegen, was delegiert werden soll

Machen Sie sich mit Aufgaben vertraut, die Ihrer Karriere helfen. Nehmen Sie sich zunächst 15 Minuten Zeit, um eine vollständige Aufgabenliste zu erstellen. "Dies ermöglicht es Ihnen, Ihren Geist zu klären und sich auf das Handeln zu konzentrieren", sagt Tiffany Dufu, Autorin von Drop the Ball: Mit weniger Aufwand mehr erreichen. Beurteilen Sie jede Aufgabe anhand des Gesamtbilds: Was wird den Erfolg eines Projekts wirklich fördern oder Ihnen helfen, eine Beförderung zu erreichen? "Wechseln Sie Ihren Ausblick von" Was muss heute passieren? "Zu" Was versuche ich zu erreichen? ", Rät Dufu.

Planen Sie Ihre Zeit.

Ein Tag hat nur 24 Stunden - und Sie müssen schlafen. Wenn Sie sich Ihre vollständige Aufgabenliste ansehen, werden Sie denken: „Wann mache ich das eigentlich alles?“, Sagt Mary Jane Nirdlinger, stellvertretende Stadtmanagerin von Chapel Hill, North Carolina. Beantworten Sie diese Frage, indem Sie Ihren Kalender verwenden, um Ihre Aufgaben zu planen und zu planen. Berücksichtigen Sie dabei die Zeit für die Vorbereitung des Gehirns, das Essen und das Abrufen von E-Mails - genau wie bei einem Meeting, sagt sie. Füllen Sie auch diese Zeitblöcke auf. „Wir neigen dazu, zu unterschätzen, wie lange es dauert, bis die Dinge erledigt sind“, sagt Dufu. Sie werden schnell feststellen, dass Sie nur so viel hineinpassen können. "Und wenn etwas immer noch Priorität hat, muss man jemanden finden, der es tut", sagt Nirdlinger.

Priorisieren Sie Aufgaben, die nur Sie erledigen können. Diese Dinge können Sie nicht unbedingt besser machen. Das sind Dinge, mit denen nur Sie die Fähigkeiten, das Netzwerk oder das politische Geschick beherrschen, sagt Dufu. "Sie sind vielleicht der einzige, der die Rede halten kann, aber Sie können um Hilfe bei der Vorbereitung Ihrer Präsentationsfolien bitten", sagt sie. Behalten Sie alles bei, was Ihre eigene Sichtweise erfordert. „Ich würde niemals etwas delegieren, das echte Authentizität verlangt, wie meine Stimme in meinem Schreiben oder Kontrolle über meine Speisekarte “, sagt Vivian Howard, Koch in Kinston, North Carolina, und Autor des Kochbuch Deep Run Roots. Vermeiden Sie es, Aufgaben zu delegieren, die Sie wirklich gerne erledigen, auch wenn sie trivial sind. "Diese tragen zu Ihrem allgemeinen Arbeitsglück bei", sagt Nirdlinger. Vielleicht buchen Sie gerne Ihre eigenen Geschäftsreisen (und sind sehr wählerisch in Bezug auf Aufenthalte).

Effektiv zuweisen

Entdecke die Supermacht aller. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Teamkollegen und ihre einzigartigen Fähigkeiten besser kennenzulernen. "Jede Krankenschwester hat eine einzigartige Eigenschaft, egal ob es sich um eine entmystifizierende Fachsprache für Patienten handelt oder um die beste Blutabnahme", sagt die frühere psychiatrische Krankenschwester Elizabeth Scala, Autorin von Stoppen Sie den Burnout der Krankenschwester. Sobald Sie Ihren PowerPoint-Guru oder Cold-Call-Profi gefunden haben, ist es einfacher, die Person mit dieser Signaturaufgabe zu beauftragen.

Wachstumschancen erkennen. Gib jedem die Chance zu glänzen. „Bei der Delegation geht es nicht nur um Sie. Es geht darum, Menschen zu befähigen, zu wachsen und etwas Neues auszuprobieren “, sagt Nirdlinger. "Wenn Sie nicht aufhören können, lange genug beschäftigt zu sein, um zu delegieren, halten Sie Ihr Team zurück." Fragen Sie sich: "Wer könnte wirklich von dieser Erfahrung oder dieser Herausforderung profitieren?" Ich weiß, wie sie es macht. Wenn es jemanden gibt, der aus der Kontaktaufnahme mit einer neuen Abteilung lernen würde, schicken Sie ihn zu einem Meeting an Ihrer Stelle.

Bitten Sie um Freiwillige. "Manchmal sind wir so beschäftigt, dass wir nicht zurücktreten und sehen, wer da ist, um zu helfen", sagt Nirdlinger. Sie empfiehlt Ihrem Team zu sagen: "Ich fühle mich überwältigt. Gibt es irgendetwas, bei dem du bemerkst, dass ich etwas tue, bei dem du helfen könntest? “Die Leute sind gerne hilfsbereit, sagt Nirdlinger:„ Dadurch fühlen sie sich geschätzt. “Wie Trinity Edgar, freiwilliger Koordinator für Habitat for Humanity in Knoxville, Tennessee, holt Feedback ein und fragt die Freiwilligen, welche Aufgabe sie übernehmen möchten auf. "Wir möchten sicherstellen, dass sie sich wohl fühlen, während wir sie dazu drängen, ihr Komfortniveau zu erhöhen", sagt sie.

Delegieren Sie in alle Richtungen, auch nach oben. Manchmal ist ein Peer die beste Person für den jeweiligen Job. Manchmal kann eine stundenlange Aufgabe von einem Manager mit einem Anruf erledigt werden. Lassen Sie die Person wissen, dass ihr Fachwissen oder Engagement zu einem Unternehmensgewinn führen wird. "Achten Sie auf Ihre Sprache", sagt Lindsey Pollak, Autor von Chef werden. Verwenden Sie das Wort "Unterstützung", "Unterstützung" oder "Anleitung" anstelle von "Delegieren". Dufu schlägt einem Kollegen vor zu sagen: "Ich könnte Ihre Unterstützung wirklich nutzen, um dieses Problem zu lösen. Können Sie an diesen drei Sitzungen an meiner Stelle teilnehmen und einen genauen Einblick gewähren? “Sagen Sie einem Manager:„ Ihre Aufnahme Bei diesen beiden Dingen werden einige große Hindernisse für das Projekt beseitigt. " Teller; Sie drücken aus, was getan werden muss, um diese Aufgabe aus dem Stadion zu schaffen.

Kommunizieren Sie die Aufgabe

Legen Sie klare Erwartungen fest. Klarheit ist entscheidend, wenn Sie eine Aufgabe delegieren. "Erklären Sie genau, was Sie brauchen, und stimmen Sie der Ausgabe zu", sagt Stacy Brown-Philpot, CEO von TaskRabbit. Seien Sie genau (bedeutet "SO BALD WIE MÖGLICH" morgen oder heute um 17:00 Uhr?) Und gehen Sie nicht davon aus, dass jemand die Aufgabe so erledigt, wie Sie es normalerweise tun würden. "Unterschiedliche Generationen verwenden unterschiedliche Werkzeuge", sagt Pollak. Wenn Sie möchten, dass jemand eine Dankesnotiz schreibt, anstatt eine E-Mail zu senden, sagen Sie genau das.

Zeigen Sie, sagen Sie es nicht. Demonstrieren Sie, wie Erfolg aussieht. „Ein Verkaufsgespräch mitzuhören und genau zu hören, was Sie sagen und wie Sie darauf reagieren, ist in der Regel besser als jedes Skript“, sagt Pollak. Oder geben Sie Ihrem Kollegen fünf Beispiele dafür, wie Spitzenleistungen aussehen und was Sie nicht tun sollten. Nachdem diese Person Sie für einige Zeit beschattet hat, sagt Scala, seien Sie bereit und fragen Sie: "Fühlen Sie sich jetzt wohl, es selbst zu tun?"

Werben Sie für jede Aufgabe mit dem Vorteil. Seien wir ehrlich: Nur wenige Menschen sind begeistert von der Idee, einen Konferenzraum zu buchen oder einen Versorgungsraum zu organisieren. Auch wenn Ihre Anfrage nicht sexy ist, äußern Sie sie mit Begeisterung. "Die Menschen sind lernhungrig und hilfsbereit, wenn die Frage als Chance gesehen wird", sagt Dufu. Wenn Sie zum Beispiel jemanden benötigen, der sich in einem Executive Meeting Notizen macht, sagen Sie: „Dieses Meeting ist eine Chance für Sie, einen Einblick in die Politik dieses Unternehmens zu erhalten. Ich würde mich freuen, wenn Sie anwesend sind und sich Notizen machen. “Howard fügt eine Erinnerung hinzu:„ Delegator zu sein ist kein Diktator. Sei nett dazu. "

Überprüfen Sie, ob es funktioniert

Entscheiden Sie, wie Sie einchecken möchten. Bestimmen Sie nach dem Übertragen des Eigentums, wie Sie Updates erhalten. "Stellen Sie etwas zusammen, das mit Ihren beiden Persönlichkeiten funktioniert", sagt Nirdlinger. Erstellen Sie eine Zeitleiste und geben Sie genau an, was Sie an jedem Checkpoint erwarten, sagt Brown-Philpot.

Gemeinsam Fehler beheben. Wenn die Delegierung nicht gut läuft, überlegen Sie, was nicht funktioniert. Stellen Sie eine Reihe ehrlicher Fragen: „Hatten Sie alle Informationen, die Sie brauchten?“ „Benötigen Sie eine Schulung?“ „Ist das etwas Fühlst du dich wohl dabei? “Beteilige dich an der Lösung, um das Gespräch von defensiv auf taktisch umzustellen, sagt er Nirdlinger.

Dran bleiben. Ab und zu muss man nur Kompromisse eingehen. "Manchmal kann ich meine Vision nicht verständlich artikulieren", sagt Howard. "Man muss offen sein für die Art und Weise, wie andere Dinge tun, und dabei auch noch Verbesserungen vornehmen." Auch wenn die Aufgabe nicht perfekt erledigt wurde, wenn es gab dir Zeit, dich auf ein anderes wichtiges Projekt zu konzentrieren oder früh genug zu gehen, um ins Fitnessstudio zu gehen oder die Kinder unterzubringen, das ist definitiv Sieg.