Die 7 Gebote der E-Mail-Etikette, die jeder befolgen sollte
"Beantworten Sie nicht alle Fragen, es sei denn, jede einzelne Person auf dieser Verteilerliste muss wissen, was Sie zu sagen haben", sagt Aimee Symington, CEO von Finesse Worldwide. Sie schlägt vor, die Namen auf der Liste zu überprüfen und nur denjenigen zu antworten, die tatsächlich Ihre Antwort benötigen. Dies kann bedeuten, dass nur dem Absender oder drei der sieben Empfänger geantwortet wird. Und wenn Ihr Vorgesetzter oder Ihre Kollegin auf etwas kopiert werden möchte, respektieren Sie ihre Anfrage.
Durchdachte Antworten können anderen Zeit sparen. "Egal, ob aus geschäftlichen oder sozialen Gründen, die Menschen werden sich über einen Strom unbedeutender Dinge ärgern E-Mails, weil sie anhalten müssen, um sie zu öffnen “, sagt Diane Gottsman, Gründerin der Protocol School of Texas. Überlegen Sie es sich also zweimal, bevor Sie das nächste Mal, wenn Sie zum Brunch eingeladen werden, alle Fragen mit "Schafft es nicht" beantworten.
Eine gute Betreffzeile hilft den Empfängern bei der Priorisierung von E-Mails, sagt Lizzie Post, Co-Moderatorin des Podcasts Awesome Etiquette. Was auch immer Sie tun, lassen Sie es nicht leer. Wenn Sie eine Betreffzeile erstellen, sollten Sie sie genau und prägnant formulieren und auf Rechtschreibung und Grammatik achten. "Es ist das erste, was eine Person bemerkt", sagt Post.
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Da eine Betreffzeile den Inhalt der E-Mail widerspiegeln sollte, empfehlen Experten, die Betreffzeile im Verlauf der Konversation zu aktualisieren. Vermeiden Sie Betreffzeilen, die die Dringlichkeit einer E-Mail herunterspielen könnten Hauptarbeitsproblem) oder jemanden veranlassen, eine Nachricht zu verpassen, von der er glaubt, sie habe sie bereits gelesen, erklärt er Gottsman. Sie schlägt vor, einen neuen Thread zu starten, wenn eine E-Mail zu weit von der ursprünglichen Nachricht entfernt ist.
Experten sind sich zwar nicht über eine angemessene Antwortzeit für E-Mails einig, sind sich jedoch einig, dass fast jede E-Mail eine Antwort verdient. Wenn eine einfache Antwort („Verstanden, danke“ oder „Hört sich nach einem guten Plan an“) ausreicht, versuchen Sie es, sobald Sie eine E-Mail gelesen haben.
Manchmal sind für eine E-Mail Informationen erforderlich, deren Erfassung mehrere Tage dauern kann. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Leute hängen lassen dürfen. "Lassen Sie sie wissen, dass Sie ihre E-Mail erhalten haben und Sie werden zurückkommen, wenn Sie können", sagt Symington.
Denken Sie auch daran, auf Reisen oder auf Reisen eine automatische Antwortnachricht zu verwenden nicht im BüroSie fügt hinzu, damit andere wissen, dass sie keine Antwort erwarten sollten.
"Stellen Sie sicher, dass Sie aus den richtigen Gründen an die richtigen Personen weiterleiten", sagt Post. Bewerten Sie vor dem Weiterleiten die Vertraulichkeit des Inhalts, einschließlich aller Anhänge sowie der Namen und Kontaktinformationen für alle mit der Nachricht verknüpften Personen. Einige Leute würden es vorziehen, wenn ihre Kontaktinformationen privat bleiben. Wenn ein Thread zu viele detaillierte Diskussionspunkte enthält, starten Sie eine neue E-Mail.
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Das haben wir alle schon durchgemacht. Ein Virus greift um sich und bevor wir es wissen, spammen wir Opa mit Links, die jeden zum Erröten bringen würden. Wenn Sie einen offensichtlichen Virus erhalten, benachrichtigen Sie das Opfer, das möglicherweise nicht über die Vorgänge informiert ist. "Sagen Sie einfach:" Ich wollte Sie wissen lassen, dass dies geschieht ", sagt Symington. "Das ist eine schöne Sache."
Sie legen Wert darauf, persönlich einen guten Eindruck zu hinterlassen. Warum sollten Sie Ihre E-Mail-Persönlichkeit nicht auf demselben Niveau halten? "E-Mail ist ein Spiegelbild von Ihnen und sollte eher wie ein Brief als wie ein Text geschrieben werden, ohne dabei die Kürze aus den Augen zu verlieren", sagt Symington. Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung, Grammatik und Interpunktion. Alle Großbuchstaben bedeuten, dass Sie schreien, und alle Kleinbuchstaben bedeuten, dass Sie faul sind. Zu viele Schriftarten, Farben und Smileys können irritierend sein, fügt sie hinzu.
Sei freundlich, ohne den Humor zu übertreiben. "Seien Sie vorsichtig, auch wenn Sie einen Sinn für Humor haben", sagt Gottsman. Der Ton ist in E-Mails zu oft durcheinander und Sie möchten nicht als unprofessionell abschneiden, weil jemand Ihren Witz nicht versteht.
Es ist eine Sache, wenn Sie eine ungezwungene Mahlzeit mit einer anderen Person zu sich nehmen (und die Verabredung ist morgen), aber bei einer Dinnerparty auf keinen Fall E-Mails abrufen, sagt Post. Bei Besprechungen im Büro kommt es darauf an. Wenn Kollegen in Konferenzräumen Telefone oder Laptops mitbringen, um während Besprechungen auf E-Mails zuzugreifen, ist dies wahrscheinlich in Ordnung. "Seien Sie sich bewusst, dass Unternehmenskulturen unterschiedliche Richtlinien in Bezug auf E-Mails haben werden", sagt sie. "Kennen Sie die Art der E-Mail bei Ihrer Arbeit, um angemessen zu sein."