Organisieren Sie Ihr Arbeitsleben in 5 einfachen Schritten

Bewerten Sie die E-Mails, die Sie täglich erhalten. Erhalten Sie Newsletter oder Updates, die Ihnen nicht zur Verfügung stehen? Abbestellen, sagt Produktivitätsberater Carson Tate, Gründer der Produktivitätsberatung Einfach arbeiten. Wenn die Bearbeitung einer E-Mail weniger als ein paar Minuten dauert, tun Sie dies sofort, auch wenn dies das Löschen oder Archivieren der E-Mail bedeutet. Wenn die Antwort stärker einbezogen werden muss, versuchen Sie, die Betreffzeile in ein Aktionselement zu ändern. „Angenommen, ich habe eine E-Mail über die Überarbeitung einer PowerPoint-Präsentation erhalten. Das ist mein Handlungsschritt, den ich in die Betreffzeile eingebe, damit ich die E-Mail nicht erneut lesen muss “, sagt Tate. Kann Ihr E-Mail-Server bestimmte Dinge automatisieren, die Sie häufig tun? Verwandeln Sie allgemeine Antworten in Signaturen, oder versuchen Sie, sie automatisch abzulegen: „Sie können eine Regel in Outlook so erstellen, dass sie automatisch abgelegt wird Verschieben Sie Nachrichten von direkten Berichten in ihren Dateiordner, “sagt Tate später."

Schreiben Sie alles, was Sie tun, in einen digitalen Kalender - einschließlich Besprechungen, ja, aber auch Zeit zum Mittagessen. "Ein Kalender ist eine visuelle Manifestation Ihrer Zeit, und Sie sollten ihn als Plan für Ihren Tag verwenden, nicht als Ort, an dem andere Ihren Tag für Sie planen", sagt John Zeratsky, Mitautor von Nehmen Sie sich Zeit: So konzentrieren Sie sich auf das, was jeden Tag wichtig ist ($19; amazon.com). Rasmussen mag Acuity Scheduling, eine Plattform, mit der Sie Ihre Verfügbarkeit mit Kunden und Mitarbeitern abgleichen können. Ein organisierter Kalender kann zeigen, wie gut (oder schlecht) Sie Ihre Zeit verwalten, stellt Zeratsky fest. "Wenn Wochen wirklich verrückt sind, schaue ich zurück. Ein bisschen Nachdenken hilft mir, in Zukunft besser zu planen. “

Versuchen Sie, die losen Papiere auf Ihrem Schreibtisch zu reduzieren, sagt Rasmussen. (Um noch mehr Unordnung zu vermeiden, scannen Sie die Dokumente, die Sie behalten möchten, und erstellen Sie eine Google Drive Ordner für die Dateien, damit Sie überall darauf zugreifen können.) Sortieren Sie die Papiere nach Kategorien, je nachdem, ob Sie müssen sie lesen, archivieren, sich selbst eine Besorgung schicken, jemanden anrufen oder online gehen, um zu folgen oben. Fühlen Sie sich von der ganzen Zeitung überwältigt? Wählen Sie nur einen Bereich Ihres Arbeitsbereichs aus - er kann so klein wie eine Schublade oder so groß wie Ihr gesamter Desktop sein - und entfernen Sie alles, was Sie nicht benötigen. Wiederholen Sie diesen Vorgang in weiteren Bereichen, bis Sie Ihr gesamtes Büro abgedeckt haben.

Leihen Sie die Organisationsstruktur von Smartphones aus. Ähnliche Apps (Think Health Apps oder Shopping Apps) können in Ordnern gruppiert werden. Tate schlägt vor, dies als Leitprinzip für die Organisation Ihrer Computerdateien zu verwenden. Das Hinzufügen von Datumsangaben zu Ordnernamen kann ebenfalls hilfreich sein. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Richtlinien für die Aufbewahrung digitaler Aufzeichnungen Ihres Unternehmens zu überprüfen und herauszufinden, wie lange Sie Dokumente speichern müssen und was Sie in den Papierkorb werfen können. Überlegen Sie für die von Ihnen aufbewahrten Dokumente, wie und wann Sie sie abrufen, sagt Tate. Dateien, die Sie häufig verwenden, sollten leicht zugänglich sein. „Um Dateien für Ihr Abrufsystem zu benennen, schauen Sie sich das Dokument an und fragen Sie sich:‚ Was ist das Erste? Ich denke darüber nach, wann ich dieses Dokument anschaue. “Was mir zuerst einfällt, ist der Name Ihrer Akte sagt.

Lauren McGoodwin, Gründerin und CEO von Karriere Contessa, eine Karriereseite für Frauen, schlägt vor, Aufgaben am nächsten Tag aufzuschreiben, bevor Sie das Büro jeden Abend verlassen. „Ich versuche, meine Aufgaben in Prioritäten einzuteilen. Ich teile sie in "hohe Priorität", "leichte Gewinne" und "kann auf den nächsten Tag warten" auf ", sagt sie. Dies hilft ihr dabei, persönliche Aufgaben zu erledigen, wie z. B. Sport, da sie sehen kann, wann sie Zeit hat. Ob Sie Ihre Liste digital oder analog gestalten, bleibt Ihnen überlassen. Einige Nachforschungen haben ergeben, dass das Aufschreiben einer Aufgabe die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Sie diese Aufgabe erfüllen. Tate sagt, sie bevorzuge digitale Listen, da es schwierig sein kann, zukünftige Projekte zu konzipieren, wenn Sie in Ihrem Papierplaner keinen physischen Platz dafür haben. Sie können künftige Monate und Jahre auf einfache Weise in einem digitalen Dokument nachverfolgen.