Produktivitätstricks, die Sie auf dem Laufenden halten

"Ich habe das Gefühl, dass die von mir veranstalteten Meetings nicht immer effektiv sind."

Führen Sie ein Besprechungsaudit durch.

Rebecca Sutherns, PhD, ist die Gründerin von Sage Solutions, ein Beratungsunternehmen, das sich auf kollaborative strategische Planung spezialisiert hat.

Denken Sie zunächst über den Zweck des Meetings nach und ob es überhaupt notwendig ist. Was sind die Mindestanforderungen für die Diskussion - könnte es sich um ein Einzelgespräch handeln? Eine E-Mail? Die Hauptgründe dazu eine Besprechung abhalten (oder Zoom-Konferenz) sollen blinde Flecken reduzieren und das Buy-in aller erhöhen. Planen Sie daher, diese Ziele zu erreichen, wenn diese Ziele im Vordergrund stehen.

Dann bewerten Sie Ihre Gästeliste. Zu viele Personen werden zu Besprechungen eingeladen, an denen sie nicht teilnehmen müssen, und wir waren alle bei Besprechungen, bei denen die Teilnehmer sagen: "Oh, darüber kann ich keine Entscheidung treffen. Ich muss so und so fragen. “ Überprüfen Sie, ob die Einladungsliste vollständig ist (und ob "so und so" vorhanden ist).

Ändern Sie auch die Standorte von persönlichen Besprechungen. Menschen denken oft kreativer, wenn sie sich in unterschiedlichen Räumen befinden. Versuchen Sie also, Ihr wöchentliches Meeting an verschiedenen Orten abzuhalten.

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Planen Sie für eine produktivere Zusammenkunft, wie das Meeting ablaufen soll. Stellen Sie eine Agenda mit Aufzählungszeichen mit umsetzbaren Elementen zusammen, z. B. „Brainstorming zu dieser Idee“ oder „Treffen Sie eine Entscheidung über x. ” Wenn Sie die Details und den Fokus des Meetings gut verwalten können, sind die Leute engagierter. Visuals helfen Menschen auch dabei, interessiert zu bleiben und Informationen zu behalten. Stellen Sie eine kurze Präsentation zusammen, um das Meeting am Laufen zu halten.

Schließlich wird aufgeschrieben, was nach dem Meeting weiterlebt. Stellen Sie also sicher, dass die Dokumentation erfolgt. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit den nächsten Schritten und der Angabe, wer was bis wann tun wird. Definieren Sie, wie "erledigt" für jedes zu erledigende Element aussieht, damit jeder ähnliche Erwartungen hat.

"Ich möchte über Neuigkeiten auf dem Laufenden bleiben, aber manchmal finde ich mich spiralförmig."

Kuratieren Sie Ihre Nachrichtenaufnahme.

Jenna Lee ist Journalistin, Autorin und Produzentin. Sie ist die Gründerin von Leep Media und SmartHer News und ein ehemaliger Co-Anker von Passiert jetzt auf Fox News.

Unabhängig davon, ob Sie von zu Hause oder vom Büro aus arbeiten, kann es sich wie ein Vollzeitjob anfühlen, den ganzen Tag über informiert zu bleiben, insbesondere während eines Wahljahres, das mit einer Pandemie zusammenfällt. Um sicherzustellen, dass Sie Informationen erhalten, denen Sie vertrauen können, ist es wichtig, dass Sie genau wissen, wohin Sie für Nachrichten gehen.

Melden Sie sich zunächst für das tägliche E-Mail-Briefing an, das jeden Morgen von Ihrer bevorzugten Nachrichtenquelle gesendet wird (versuchen Sie es AP Morgendrahtvon der Associated Press für eine Auswahl dessen, was auf der ganzen Welt passiert). Oder hören Sie ein tägliches Radio Briefing oder Podcast auf dem Weg zur Arbeit oder in der Mittagspause.

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Wenn Sie sich überfordert fühlen, den Überblick zu behalten, konzentrieren Sie sich auf nur drei Themen, z. B. wie es der Wirtschaft geht. Wo unsere Soldaten sind und vielleicht auch Gesundheitsinnovationen - das letzte ist eine großartige Möglichkeit, Optimismus in Ihre Nachrichtendiät aufzunehmen.

Ziehen Sie auch in Betracht, Fotojournalisten in sozialen Medien zu folgen. Sie können interessante Perspektiven hinzufügen, da sie sich tatsächlich in den Regionen befinden, über die sie berichten.

"Ich fühle mich immer unterbrochen, sowohl im Büro als auch bei der Arbeit von zu Hause aus."

Schützen Sie Ihre Zeit, indem Sie die Erwartungen im Voraus festlegen.

Deborah Grayson Riegel ist Hauptrednerin, Executive Coach und Beraterin und unterrichtet Führungskommunikation.

Gehen Sie Unterbrechungen voraus, indem Sie darum bitten, in Ruhe gelassen zu werden. Geben Sie für noch bessere Ergebnisse an, warum. Sagen Sie etwas wie "Ich bin an der Deadline, um diese Verkaufspräsentation einem Kunden zukommen zu lassen." Ein grundlegender Weg Wir bauen Vertrauen zu anderen auf, indem wir unsere Entscheidungen erklären, auch wenn die Person nicht damit einverstanden ist Sie.

Fragen Sie nicht ungern nach der Zeit, die Sie benötigen: Untersuchungen haben dies einmal gezeigt Konzentration Wenn es kaputt ist, dauert es ungefähr 23 Minuten, bis der Fluss wieder hergestellt ist. Ihre Anfrage sollte nicht aggressiv oder passiv sein. es sollte sein durchsetzungsfähig. Nachdem Sie Kollegen oder Familienmitglieder nach einer bestimmten Zeit allein gefragt haben, schließen Sie die Tür, setzen Sie Kopfhörer auf und drehen Sie sich um Benachrichtigungen deaktivieren und von allen externen Quellen trennen - Sie können sogar eine automatische Antwort auf Ihre E-Mail und Ihren Text setzen Mitteilungen. Dies signalisiert anderen und Ihnen, dass Sie sich auf etwas Wichtiges konzentrieren.

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Wenn Sie immer noch unterbrochen werden, sagen Sie Folgendes: "Ich bin mitten in etwas. Sie können jetzt fünf Minuten meiner Zeit haben, aber bitte wissen Sie, dass ich abgelenkt bin und Sie nicht meine volle Aufmerksamkeit haben. Oder Sie können meine volle Aufmerksamkeit auf haben x Uhr. Was bevorzugen Sie?" Wenn sie jetzt fünf Minuten wählen, müssen Sie es ehren.

Auszug aus Das kleine Buch der Lebenskompetenzen: Kümmern Sie sich um das Abendessen, verwalten Sie Ihre E-Mails, machen Sie einen anmutigen Ausgang und 152 andere Experten-Tricks ($20, amazon.com; $19, bookshop.org). von Erin Zammett Ruddy. Copyright © 2020. Erhältlich bei Grand Central Publishing, einem Impressum der Hachette Book Group Inc.