So schreiben Sie effektive E-Mails bei der Arbeit

Wenn Sie jemals eine E-Mail von einem Kollegen erhalten haben, der übermäßig ausführliche Anweisungen, verworrene Anfragen oder Informationen enthält Weg Wenn Sie zu viele unnötige Empfänger angeben, wissen Sie, wie wichtig eine effektive E-Mail-Kommunikation bei der Arbeit ist. E-Mails, die ohne Organisation oder Gedanken versandt werden, können den Arbeitsablauf beeinträchtigen, Personen im Allgemeinen ärgern und ansonsten vermeidbare Missverständnisse verursachen.

Wie können Sie also eine klare, effektive E-Mail erstellen, die das richtige Gleichgewicht zwischen detaillierten und präzisen Informationen herstellt? Eines, das die richtigen Themen für die richtigen Beteiligten aufgreift? Zuerst müssen Sie wissen, wann etwas per E-Mail gesendet werden soll - im Gegensatz zu einer direkten Nachricht. persönliches Treffen, oder Anruf. E-Mails eignen sich ideal zum Senden längerer Anweisungslisten, zum Einchecken in ein Projekt oder zum Freigeben von Dateien. Durch die E-Mail-Kommunikation wird auch eine schriftliche Aufzeichnung wichtiger Konversationen sichergestellt, auf die Sie später zurückgreifen müssen. Hier sind sechs Dinge, die alle effektiven E-Mail-Autoren tun, bevor sie auf "Senden" klicken.

1. Maximieren Sie die Betreffzeile

Das Wichtigste zuerst: Passen Sie die Betreffzeile an die Nachricht und / oder Ihre Antwort an. Schreiben Sie an jemanden, der Ihnen letzte Woche eine E-Mail geschickt hat? Rufen Sie keine alte, nicht verwandte Nachricht auf und klicken Sie auf "Antworten". Ihr Empfänger hat genau vergessen, was er Ihnen vor einer Woche geschrieben hat. Orientieren Sie sie und verfassen Sie eine Antwort mit einer neuen Betreffzeile, die entweder das neue Thema oder Ihre Antwort auf ihre Nachricht widerspiegelt (z. B. „Hintergrund Informationen zu unserer neuesten Kundin, Jane Doe ”oder“ Wegbeschreibung zu unserem neuen Haus in Cleveland ”), sagt Peggy Duncan, Expertin für persönliche Produktivität in Atlanta. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie den Empfänger verwirren, und Ihre Nachricht ist später leichter zu finden.

Zweitens, sei genau. Zum Beispiel ist hier eine schlechte / vage Betreffzeile: "Mitarbeiterversammlung". Jetzt ist hier eine bessere: "Bitte bringen Sie diesen Anhang auf 14:00 Uhr. Mitarbeiterversammlung. “Wenn Sie mitmachen Sie helfen dem Empfänger, die Wichtigkeit Ihrer Nachricht sofort einzuschätzen, wie etwa eine erforderliche Aktion oder die Angaben zum Ort und Zeitpunkt, sagt Marsha Egan Autor von Inbox Detox und die Gewohnheit der E-Mail-Exzellenz ($20; amazon.com). Sie können sich auch daran erinnern, die erforderliche Aufgabe ausgeführt zu haben.

Nicht sicher, was das Thema sein sollte? Überlegen Sie sich, welche Schlüsselwörter Sie verwenden würden, wenn Sie die E - Mail später finden müssten, sagt Nick Morgan, Autor von Kannst du mich hören? So verbinden Sie sich mit Menschen in einer virtuellen Welt ($11; amazon.com).

2. Geben Sie detaillierte Anweisungen

Die Klarheit der schriftlichen Anweisungen kann die Wirksamkeit einer geschäftlichen E-Mail beeinträchtigen oder beeinträchtigen. Wenn Sie einer Gruppe von Personen entsprechende Aufgaben zuweisen, teilen Sie diese nach Personen auf und verwenden Sie Aufzählungszeichen, damit jeder genau weiß, bei welchen Aufgaben er Hilfe benötigt.

3. Wählen Sie die Empfänger sorgfältig aus

Schreiben Sie die E-Mail, bevor Sie die Empfänger hinzufügen, sagt Vanessa Van Edwards, Autorin von Fesseln Sie die Wissenschaft vom Erfolg mit Menschen ($12; amazon.com). Dadurch wird nicht nur das gefürchtete versehentliche Senden verhindert, sondern Sie können auch Empfänger hinzufügen, die auf dem Inhalt der E-Mail basieren. Möchten Sie diese langen E-Mail-Ketten mit mehreren Personen vermeiden? Wenn Sie mehrere Personen benötigen, um Kommentare zu einem Dokument abzugeben, können Sie eine gemeinsam nutzbare Datei erstellen Datei (wie ein Google Doc), in der jeder Änderungen in einem Feld vorschlagen kann, ohne tausend zu senden E-Mails.

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4. Cut Draining Language

E-Mail über ein Snafu, das behoben werden muss? Anstatt poetisch darüber zu werden, was für ein Widerstand es ist oder wessen Fehler es ist, konzentrieren Sie sich auf das Handlungsbedarf ein Problem beheben. Anstatt zum Beispiel zu sagen: "Der Kunde hat ein Problem mit unserer Präsentation, und das wird es auch sein Ich würde mich freuen, wenn Sie uns dabei helfen, etwas zu reparieren, das der Kunde auf unseren Anruf angesprochen hat wird machen negatives Feedback geben oder unangenehme Aufgaben per E-Mail effektiver anfordern.

5. Antwortanweisungen einschließen

Auch wenn für Ihre E-Mail keine Antwort erforderlich ist ("Ich bin in den nächsten zwei Stunden beim Arzt" oder "Sie können Ihre E-Mail einreichen") morgen statt heute melden “), fühlen sich viele Menschen verpflichtet, dies mit einem„ OK “oder„ Danke “zu bestätigen. Geben Sie diesen Menschen eine leichte Aufgabe aus. "Wenn Sie nicht zurückhören möchten, fügen Sie am Ende Ihrer Nachricht" Keine Antwort erforderlich "hinzu", sagt Duncan. "Das spart auf beiden Seiten Zeit und verhindert, dass unnötige E-Mails in Posteingängen landen." Wenn Sie jemandem eine Frage stellen, können Sie auch "Vielen Dank im Voraus" schreiben. Sie werden nicht versucht sein, ein einzeiliges „Danke“ zu senden, wenn die Person zurückschreibt.

6. Werden Sie nicht zu persönlich

"E-Mails beziehen sich auf Fakten, nicht auf Gefühle", sagt Egan. Aufgrund der mangelnden Sprachbeugung und Körpersprache in der digitalen Korrespondenz sicher Gefühle - wie Sie sich über einen Mitarbeiter fühlen, was Sie von der Partei Ihres Nachbarn dachten - können leicht sein fehlinterpretiert. Wenn Sie ein sensibles (oder weniger als positives) Problem ansprechen möchten, rufen Sie sie stattdessen an.

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